Le operazioni di registrazione e le operazioni di segnatura di protocollo, nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni (1)
La registrazione di protocollo
Ad ogni messaggio ricevuto o spedito dalla AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, attestata dalla ricevuta generata dal sistema informatico di protocollo (2)
La registrazione di protocollo (3) consiste nella memorizzazione nel registro di protocollo dell’insieme dei metadati relativi ad un singolo documento ricevuto o spedito, al quale sono aggiunte le informazioni inerenti alla classificazione ed all’assegnazione interna alla AOO
Le regole di registrazione valgono per tutti i tipi di documenti trattati dalla AOO dai quali possano scaturire diritti, obblighi o legittime aspettative di soggetti terzi e ne garantiscono l’identificazione univoca e certa
La segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo (8) è l’associazione e l’apposizione al documento amministrativo informatico, in forma permanente e non modificabile, di informazioni riguardanti il documento stesso, memorizzate nel registro di protocollo, utili alla sua identificazione univoca e certa
Le informazioni minime, la struttura, i formati e i contenuti del file di segnatura adottati dal sistema informatico di gestione documentale dell’AOO sono conformi alle linee guida AgID e sono illustrate nell’allegato “Segno grafico di protocollo ed elementi della segnatura“