Di seguito è riportato il piano di conservazione documentale, in ordine crescente
Per una consultazione più agevole e completa delle informazioni circa la corretta impostazione delle modalità di conservazione delle diverse tipologie documentali in elenco, si rimanda al prontuario di classificazione, fascicolazione e conservazione
Richieste di accesso per fini amministrativi
Richieste di accesso civico
Richieste di pubblicazione all’albo pretorio
Registri delle spedizioni e delle spese postali
Convocazioni del Consiglio e OdG
Convocazioni della Giunta e OdG
Procedimenti per il reclutamento del personale – allegati alle domande
Procedimenti per il reclutamento del personale – prove d’esame
Procedimenti per il reclutamento del personale – copie bando restituite al comune
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione
Rilevazioni delle assenze per sciopero – singole schede
Certificati di destinazione urbanistica
Richieste di visure e certificazioni
Dichiarazioni di conformita degli impianti
Comunicazioni dovute
Interventi di derattizzazione, disinfestazione zanzare etc.
Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione
Comunicazione dei nati all’Agenzia delle Entrate
Richieste certificati
Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione documenti
Cartellini per carte d’identità
Schedoni statistici del censimento
Liste generali
Liste sezionali
Richieste di notifica presso la casa comunale
Pubblicazioni istituzionali del comune (materiali preparatori)
Curricula inviati per richieste di assunzione
Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni
Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni, etc.)
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze – congedo
Fogli firma, cartellini marcatempo, tabulati elettronici di rilevazione presenze
Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti)
Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR
Eventuali copie di mandati
Verbali di rinvenimento
Ricevute di riconsegna ai proprietari
Vendita o devoluzione
Contratti assicurativi
Autorizzazioni in deroga
Distribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti
Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche: contratti con gli utenti
Controlli a campione sugli impianti termici dei privati
Segnalazioni preventive di condizioni metereologiche avverse
Distribuzione buoni libro
Gestione buoni-pasto degli iscritti alle scuole
Gestione trasporto scolastico
Domande di ammissione agli asili nido
Graduatorie di ammissione
Gestione veicoli rimossi
Funzionamento delle farmacie
Pacchi scorta elezioni
Certificati elettorali non ritirati
Istruzioni elettorali a stampa
Verbali del comitato genitori per la mensa
Organizzazione del servizio di pattugliamento
Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi
Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici popolari
Atti preparatori e organizzativi
Anagrafe delle prestazioni
Determinazioni individuali per la definizione delle voci accessorie dello stipendio
Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio
Indennità di funzione degli amministratori
Rimborso oneri per permessi amministratori
Missioni degli amministratori
Gettoni di presenza
Retribuzione di risultato dei dirigenti
Pagamento Compensi Incentivanti Ufficio Legale
Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali
Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali
Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali
Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali
Contratti di accensione mutuo
Proventi da affitti e locazioni
Registro dei diritti di segreteria
Matrici dei bollettari delle entrate
Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria
Reversali
Bollettari vari
Ricevute di pagamenti vari
Pagamento dei premi dei contratti assicurativi
Fascicoli dei beni immobili – gestione
Fascicoli dei beni immobili – uso
Fascicoli personali dei concessionari
Fascicoli dei beni mobili – acquisizione
Fascicoli dei beni mobili – manutenzione
Fascicoli dei beni mobili – concessione in uso
Fascicoli dei beni mobili – alienazione e altre forme di dismissione
Acquisizione di beni e servizi
Autorizzazioni alla pubblicita stabile
Autorizzazioni alla pubblicita circoscritta
Richieste di affissione
Manutenzione ordinaria
Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile
Concessione di borse di studio: domande, assegnazioni
Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio
Assegnazione degli alloggi: domande, assegnazioni
Fascicoli degli assegnatari
Dichiarazioni raccolta e produzione
Iniziative specifiche di prevenzione
Corsi di educazione stradale nelle scuole
Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni
Informative su persone residenti nel comune
Servizio ordinario di pubblica sicurezza
Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari (manifestazioni, concerti, etc.)
Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza
Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie
Carte d’identità scadute e riconsegnate
Albo dei presidenti di seggio
Albo degli scrutatori
Copia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale
Schede dello schedario generale
Schede degli schedari sezionali
Fascicoli personali degli elettori
Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali
Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali
Presentazione delle liste: carteggio
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi
Atti preparatori
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi
Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto
Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale
Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali
Prevenzione infortuni
Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie – medicina del lavoro
Referti relativi alle visite mediche ordinarie – medicina del lavoro
Carteggio prodotto dai differenti uffici del comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG
Fascicoli personali dei contribuenti comunali
Ruolo ICI
Ruolo imposta comunale sulla pubblicità
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni
Ruolo TARI
Ruolo COSAP
Fatture emesse
Fatture ricevute
Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria
Modello 770
Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.)
Mandati quietanzati
Concessionari
Richieste e pratiche di risarcimento
Fascicoli relativi alle irregolarita
Monitoraggi della qualita delle acque
Monitoraggi della qualita dell’aria
Monitoraggi della qualita dell’etere
Altri eventuali monitoraggi
Fascicoli relativi alle irregolarita
Fascicoli relativi alle irregolarita
Gestione mense scolastiche
Integrazione di neo-immigrati e nomadi
Funzionamento degli asili
Iniziative specifiche
Iniziative specifiche
Attività ordinarie annuali
Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada
Verbali di accertamento violazioni amministrative
Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fasc. per ciascun procedimento
Cambi di abitazione e residenza
Cancellazioni
Registro dell’Albo pretorio
Registro delle notifiche
Fascicoli dei beni immobili – manutenzione ordinaria
Manutenzione straordinaria
Verbali di rilevazione incidenti
Trasferimento delle salme
Normativa varie e pareri chiesti dal comune su leggi specifiche
Circolari pervenute
Circolari emanate dal comune
Denominazione del comune
Attribuzione del titolo di città
Confini del comune
Costituzione delle circosccrizioni
Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica
Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto
Regolamenti emessi dal comune
Redazione dei regolamenti
Stemma: definizione, modifica, riconoscimento
Gonfalone: definizione, modifica, riconoscimento
Sigillo: definizione, modifica, riconoscimento
Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del comune
Registro di protocollo
Registro di emergenza
Repertorio dei fascicoli
Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati)
Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione)
Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio
Ordinanze del Sindaco
Decreti del Sindaco
Ordinanze dei dirigenti
Determinazioni dei dirigenti
Deliberazioni del Consiglio comunale
Deliberazioni della Giunta comunale
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale
Verbali delle adunanze della Giunta comunale
Verbali degli altri organi collegiali del comune
Contratti e convenzioni
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa)
Organizzazione del sistema
Statistiche
Iniziative specifiche dell’URP
Reclami dei cittadini (comunque pervenuti)
Bandi e avvisi a stampa
Materiali preparatori per il sito Web
Attribuzione di competenze agli uffici
Organigramma – Funzionaigramma
Organizzazione degli uffici
Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti sul territorio comunale
Rapporti di carattere generale
Costituzione delle rappresentanze del personale
Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata
Controlli
Pubblicazioni istituzionali del comune (libri, riviste, inserzioni o altro)
Comunicati stampa
Onorificenze (concesse e ricevute)
Concessione dell’uso del sigillo
Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di opinione)
Gemellaggi
Promozione di comitati
Costituzione di enti controllati dal comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per approvazione)
Partecipazione del comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti)
Costituzione e rapporti istituzionali
Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate
Fascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo
Fascicolo personale
Interrogazioni e mozioni consiliari
Situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive
Verbali della Conferenza
Verbali delle Commissioni
Accreditamento presso il Consiglio
Nomine, revoche e dimissioni degli assessori
Relazioni
Fascicoli relativi al funzionamento
Relazioni degli organi di controllo
Fascicoli relativi al funzionamento
Relazioni degli organi di controllo
Fascicolo del personale
Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale
Procedimenti per il reclutamento del personale – Bando
Procedimenti per il reclutamento del personale – verbali
Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni
Determinazioni di assunzione e cessazione
Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilita
Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità
Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni,
ordini di servizio e missioni
Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli personali
Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali
Ordini di servizio collettivi
Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro
Determinazione dei ruoli e contratti collettivi
Determinazioni relative ai singoli
Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi
Ruoli degli stipendi
Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
Rilevazione dei rischi, ai sensi del d.lgs. 81/2008 e d.lgs. 626/94
Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza
Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli fascicoli personali
Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermita
Dichiarazioni di infermita e calcolo dell’indennizzo
Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto
Trattamento pensionistico e di fine rapporto
Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta
Criteri generali e normativa per le assenze
Opzione per orario particolare e part-time
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze – aspettativa
Rilevazioni delle assenze per sciopero – prospetti riassuntivi
Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari
Provvedimenti disciplinari
Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale
Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento
Domande/Invio dei dipendenti a corsi
Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni
Elenco degli incarichi conferiti
Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale e programmatica
PEG articolato in fascicoli
Gestione del bilancio
Gestione delle partecipazioni finanziarie
Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico
Inventario dei beni immobili
Fascicoli dei beni immobili – acquisizione
Fascicoli dei beni immobili – alienazione e dismissione
Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche:
Concessioni di beni del demanio statale
Concessioni cimiteriali
Inventari dei beni mobili
Elenco dei fornitori
Giornale di cassa
Fascicoli di causa
Pareri e consulenze
PGR
Pareri su piani sovracomunali
Varianti al PRG
Piani particolareggiati del PRG
Piani di lottizzazione
Piani di edilizia economica e popolare – PEEP
Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS
Piano di riqualificazione urbana – PRU
Piano insediamenti produttivi – PIP
Programma integrato di riqualificazione
Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio
Autorizzazioni edilizie
Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni
Accertamento e repressione degli abusi
Costruzione di edilizia popolare
Realizzazione di opere pubbliche
Catasto terreni
Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori
Catasto terreni: estratti catastali
Catasto terreni: denunce di variazione (volture)
Catasto fabbricati: mappe
Catasto fabbricati: registri
Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori
Catasto fabbricati: estratti catastali
Catasto terreni: denunce di variazione (volture)
Piano Urbano del Traffico
Piano Urbano della Mobilità
Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento)
Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche (organizzazione e funzionamento)
Trasporti pubblici (gestione)
Vigilanza sui gestori dei servizi
Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali
Iniziative a favore dell’ambiente
Valutazioni e pareri di impatto ambientale
Interventi per emergenze
Concessione di borse di studio: bando, graduatorie
Registri scolastici prodotti dalle scuole civiche
Funzionamento delle diverse istituzioni culturali
Verbali degli organi di gestione degli istituti culturali
Eventi culturali
Feste civili e/o religiose
Iniziative culturali
Prestiti di beni culturali
Eventi e attività sportive
Piano sociale
Programmazione per settori
Accordi con i differenti soggetti
Campagne di prevenzione
Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
Ricognizione dei rischi
Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.)
Iniziative di vario tipo
Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela
Funzionamento e attività delle strutture
Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri ricreativi, etc.)
Assegnazione degli alloggi: bando, graduatoria
Fascicoli individuali degli esercenti attività economiche
Autorizzazioni artigiane
Autorizzazioni commerciali
Autorizzazioni turistiche
Direttive e disposizioni
Statistiche delle violazioni e degli incidenti
Direttive e disposizioni generali
Autorizzazioni di pubblica sicurezza
Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio, sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.)
Emergenze sanitarie
Misure di igiene pubblica
Autorizzazioni sanitarie
Concessioni di agibilità
TSO
ASO
Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti
Istituzione di farmacie
Fascicoli relativi a epizoozie (epidemie animali)
Registro dei nati
Registro dei morti
Registro dei matrimoni
Registro di cittadinanza
APR 4: iscrizioni anagrafiche
AIRE
Registro della popolazione: su base di dati
Registri di seppellimento
Registri di tumulazione
Registri di esumazione
Registri di estumulazione
Registri di cremazione
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche
Verbali della commissione elettorale comunale
Convocazione dei comizi elettorali
Presentazione delle liste: manifesto
Liste di leva
Lista degli eliminati/esentati
Ruolo matricolare
Procedimenti specifici
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze – certificati medici
Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale
Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato
Oggetti diversi