Il sistema di conservazione analogica può essere definito come il complesso di regole e procedure capace di garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti analogici, nonché delle loro aggregazioni
La AOO, in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari in materia, opera affinché siano prodotti, gestiti, inviati e conservati – avvalendosi di strumenti di dematerializzazione – esclusivamente documenti informatici, secondo il principio di digital first
Pertanto, la conservazione analogica riguarda essenzialmente i documenti analogici formati dalla AOO precedentemente all’entrata in vigore dell’obbligo di utilizzo degli strumenti informatici (1), quelli provenienti da soggetti non obbligati alla formazione di documenti digitali – quali i cittadini stessi – e i documenti analogici formati dalla AOO in via eccezionale e residuale
La gestione dell’archivio corrente, per la parte concernente i documenti analogici, è una attività particolarmente delicata, poiché la mancanza di regole, o la loro inosservanza, produce unità archivistiche di natura incerta, spesso destinate ad una improria ed illimitata conservazione, compromettendo di fatto la funzionalità dell’archivio nel suo complesso
L’adozione di accorgimenti e di regole standard è, perciò, particolarmente utile riguardo al trattamento dell’ingente ed eterogenea mole di documenti analogici acquisiti e prodotti dalla AOO nel corso della propria attività, proveniente in grande parte da cittadini o da soggetti non sottoposti all’obbligo di digital first, nonché di materiale prodotto in violazione dello stesso principio
In questo caso, la documentazione acquisita è inserita nel flusso documentale digitale, previa scansione, mentre l’originale analogico è recapitato all’UOR competente. A partire da questo momento, il documento digitale – precisamente la copia informatica per immagine dell’originale analogico – prevale, sotto l’aspetto gestionale, sul documento analogico stesso, stante il suo pieno valore giuridico-probatorio
Ciò significa che mentre il fascicolo analogico è destinato essenzialmente alla conservazione del documento originale e di eventuali, nuovi documenti analogici pertinenti acquisiti successivamente, è il solo il fascicolo digitale ad essere deputato a raccogliere gli atti conseguenti – necessari alla definizione dell’affare, dell’attività o del procedimento – formati dalla AOO, evitando inutili e dannose duplicazioni
Il documento viene così a far parte di due fascicoli – strettamente collegati e univocamente classificati – destinati a diverse modalità, ma a stesso periodo di conservazione. La responsabilità delle operazioni di gestione dell’archivio corrente ricadono sul responsabile del procedimento nel cui contesto la documentazione è acquisita
L’archivio corrente dei documenti analogici è ospitato, di norma, presso gli ambienti e gli uffici delle stesse UOR competenti, purché ritenuti idonei allo scopo a giudizio del responsabile del servizio archivio e protocollo. In caso di spostamento dell’archivio corrente, la UOR ineressata informa il responsabile del servizio archivio e protocollo che, previo sopralluogo dei locali, esprime il nulla-osta sulla loro idoneità e fornisce, se necessario, istruzioni o consigli utili ad una ottimale disposizione del materiale archivistico
Qualora l’archivio corrente soggetto a trasferimento contenga dati personali, è richiesto il parere del DPO in merito alle modalità di svolgimento delle operazioni ed alla idoneità delle misure fisiche poste a protezione dei documenti
Il responsabile del procedimento, almeno una volta all’anno, trasferisce i fascicoli chiusi all’archivio di deposito, redigendo apposito repertorio, previo accordo con il responsabile del servizio archivio e protocollo in merito alle modalità di trasferimento. La titolarità amministrativa dei documenti in deposito resta in capo al responsabile della UOR competente
L’archivio di deposito è organizzato secondo un modello diffuso ed ospitato presso gli ambienti e gli uffici delle stesse UOR competenti, purché ritenuti idonei allo scopo a giudizio del responsabile del servizio archivio e protocollo
La cura e la responsabilità gestionale dell’archivio di deposito analogico fanno capo al responsabile del servizio archivio e protocollo, cui spetta il compito di presidiare le seguenti attività:
| preliminari |
individuazione e gestione dei locali adibiti a deposito dei documenti collaborazione con le UOR circa le modalità di conferimento dei documenti, predisposizione degli stessi, redazione dei repertori e degli elenchi di versamento |
| ordinarie |
schedatura delle unità fisiche trasferite in funzione della collocazione logica e fisica e redazione di un elenco topografico, completo di riferimenti alla numerazione progressiva assegnata, al fine di facilitare il reperimento selezione in base al Piano di conservazione applicazione delle procedure di scarto aggiornamento e repertoriamento dei fascicoli e delle serie gestione del servizio di ricerca documentale programmazione delle attività di archiviazione collaborazione all’aggiornamento del Piano di conservazione verifica della sicurezza e salubrità degli ambienti di conservazione (sicurezza antincendio e anti-intrusione, temperatura e umidità, manutenzione e pulizia) |
| straordinarie |
ricognizione della documentazione collocata presso gli ambienti e gli uffici della UOR non regolarmente sottoposta a archiviazione, dunque a trasferimento formale da archivio corrente a archivio di deposito schedatura delle unità documentali di cui al punto precedente, e attività funzionali alla riconduzione della gestione del materiale archivistico a modalità ordinarie segnalazione al Responsabile della gesitone documentale di irregolarità nelle modalità di conservazione dell’archivio di deposito |
Il servizio archivio e protocollo, in quanto soggetto preposto alla gestione, è responsabile del servizio di ricerca documentale, nei confronti delle UOR interne alla AOO, così come rispetto ai soggetti esterni aventi titolo all’accesso
La presenza, presso la AOO, di un archivio di deposito diffuso, distribuito prevalentemente presso i locali delle UOR produttrici, non esime il responsabile della UOR interessata al prelievo di documentazione in deposito dal dover informare il responsabile del servizio archivio e protocollo del temporaneo accesso alla documentazione giacente
La comunicazione deve indicare gli estremi archivistici della documentazione, la UOR richiedente o il nominativo del richiedente e la data della richiesta e il tempo previsto di trattenimento
S’intende assolutamente vietata l’estrazione di documenti originali, l’alterazione dell’ordine di sedimentazione del fascicolo. La riapertura del fascicolo è altrettanto vietata, se non previa autorizzazione del responsabile del servizio archivio e protocollo
L’archivio storico conserva i materiali relativi alle pratiche esaurite da oltre quarant’anni, destinati alla conservazione permanente (2). I documenti destinati alla conservazione in archivio storico sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono il reperimento (indici, repertori, banche dati su supporto informatico)
Il responsabile del servizio archivio e protocollo è responsabile del materiale documentale conservato in archivio storico. In ragione di tale ruolo, questi cura e risponde della corretta esecuzione delle operazioni di trasferimento del materiale documentale dall’archivio di deposito all’archivio storico, previa consultazione del responsabile della gestione documentale. Spetta, inoltre allo stesso responsabile promuovere gli interventi conservativi indispensabili a preservare i materiali documentali dal degrado e fare ricorso – ove ritenga opportuno – a iniziative di digitalizzazione degli originali, volte alla tutela dell’interesse storico-scientifico del materiale archivistico
Tutti gli interventi di riordinamento, inventariazione e restauro prevedono l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica di Firenze