La conservazione è l’attività volta a garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, delle aggregazioni documentali e degli archivi della AOO (1)
I documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali (1.1)
L’archivio
Culmine dell’attività di conservazione è la formazione dell’archivio, ossia la costituzione dell’insieme dei documenti – informatici e analogici – prodotti o ricevuti dall’AOO nel corso della propria attività, caratterizzati da un connaturato vincolo di destinazione comune e destinati ad essere conservati nella loro organicità (2)
E’ comunque utile ricordare che, malgrado la peculiarità della tipologia di supporto documentale comporti necessariamente la diversificazione delle attività e delle procedure di gestione, la funzione logico-concettuale dell’archivio rimane comunque una e univoca
Fasi dell’archiviazione
La conservazione documentale ha inizio fin dalla fase di formazione del documento e ne costituisce l’esito imprescindibile.
Il documento – ossia ciò che “insegna o dimostra”, secondo la radice latina docere – è infatti l’oggetto la cui precisa funzione è quella di conservare nel tempo la piena capacità di testimoniare atti o fatti giuridicamente rilevanti. Il documento, quindi, appartiene all’archivio fin dalla sua formazione
Tuttavia, l’archivio – inteso come unicum, come complesso e insieme organico – è articolato, secondo un criterio logico-funzionale, in tre sezioni corrispondenti ad altrettante fasi del processo di archiviazione. Pertanto, la formazione di un documento è il punto d’inizio di un percorso che si sviluppa nel tempo e che porta, quale esito finale, alla sua conservazione permanente o, viceversa, alla sua più o meno precoce distruzione