Linee guida per la redazione dell’oggetto

La corretta redazione dell’oggetto di un documento è un’operazione che interessa trasversalmente l’intera organizzazione della AOO ed in particolare:

• gli operatori addetti alla registrazione di protocollo
• chiunque produca o acquisisca documenti digitali nell’interesse della AOO
• i soggetti chiamati a predisporre sistemi di integrazione tra software di gestione documentale

L’oggetto svolge importanti funzioni nell’ambito della gestione documentale:

• collega il documento al fascicolo
• collegare il documento al mittente o destinatario
• fornisce elementi per la ricerca
• contribuisce a identificare il documento

La redazione impropria o inaccurata dell’oggetto, pertanto, è particolarmente dannosa in quanto:

• non permette di capire rapidamente di cosa tratta il documento
• non rende evidente la ragione della collocazione del documento in un determinato fascicolo
• non consente di conoscere la relazione del documento con il suo autore
• rende particolarmente difficile o addirittura impossibile il reperimento del documento

L’oggetto deve essere una stringa di testo pertinente, coerente, chiara ed essenziale, auto-esplicativa e di lunghezza adeguata, capace di illustrare la volontà dell’autore del documento e di individuare il procedimento cui si riferisce

Pertanto, la redazione dell’oggetto costituisce un’operazione intellettuale che presuppone un’accurata analisi del documento, diretta a cogliere il significato delle azioni, istanze e considerazioni in esso rappresentate. Un oggetto correttamente redatto, pertanto, deve comprendere almeno due elementi:

• l’espressione di volontà, specialmente quando si tratti di provvedimenti
• le informazioni accessorie o supplementari

Questa regola comporta che nella registrazione di protocollo si tenga conto di due elementi: da un lato la denominazione e la struttura organizzativa del soggetto corrispondente, dall’altro il contesto procedimentale e amministrativo a cui il documento appartiene

Salvo i casi in cui si tratti di un nome proprio, le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo critico, riducendone per quanto possibile l’uso. L’uso delle lettere iniziali maiuscole è prescritto:

• all’inizio del testo, dopo ogni punto fermo e dopo il trattino
• per i nomi propri di persona
• per i nomi di luogo
• per i nomi di enti, organismi istituzionali e organi

Nei nomi di enti e organi composti da più parole solo l’iniziale della prima parola si scrive in maiuscolo

• Associazione europea di libero scambio
• Regno unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord
• Banca popolare di Milano
• Corte di giustizia – Prima sezione

Le parole devono essere scritte complete e per esteso, senza storpiature, segni di punteggiatura o abbreviazioni, nemmeno se di uso comune. È preferibile non utilizzare in forma abbreviata i termini che identificano il nome del corrispondente (a meno che non debba essere omesso per ragioni di tutela della privacy) o quelli significativi dell’oggetto, in modo da non generare equivoci e favorire l’efficacia della ricerca. Non devono essere utilizzate forme del tipo etc., eccetera, e così via…

È ammesso l’uso di abbreviazioni, sigle e acronimi solamente se previsti e sciolti in un apposito documento interno all’AOO

Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi non vanno puntati. Infatti l’acronimo, di norma, viene inserito senza punti di separazione, in caratteri maiuscoli e si scrive di seguito alla denominazione per esteso della struttura a cui si riferisce, separato da un trattino preceduto e seguito da uno spazio 

• Istituto nazionale della previdenza sociale – INPS
• non Istituto nazionale della previdenza sociale (INPS)

All’interno dell’oggetto si privilegia l’immediata leggibilità di date e indicazioni numeriche. Per questa ragione, le date si scrivono per esteso:

• Convocazione per il 23 giugno 2008
• non Convocazione per il 23.06.2008

La punteggiatura si utilizza in modo normalizzato e, in ogni caso, solo quando è necessaria alla migliore comprensione della descrizione dell’anagrafica o dell’oggetto.
La scelta di normalizzazione può basarsi sui seguenti criteri, se compatibili con i software disponibili:

• virgola: permette di separare parti del discorso della stessa natura che non siano unite da una congiunzione, isola un inciso o evidenzia sequenze sostantivali o aggettivali ripetitive
• punto: segna la fine di una frase
• punto e virgola: si impiega per separare parti importanti di frasi non unite da congiunzione, che contengono una o più virgole o per chiudere periodi facenti parte di un elenco
• due punti: introducono una spiegazione, una enumerazione, un esempio o una precisazione del testo immediatamente precedente
• parentesi: racchiudono un inciso che apporta una precisazione al discorso principale
• parentesi quadre: indicano, con tre punti fra parentesi […], l’omissione di una parte della frase
• virgolette: si usano generalmente per inquadrare una citazione o mettere in evidenza alcuni termini. Le virgolette non richiedono spazio né in apertura né in chiusura. Possono essere utilizzate, senza distinzioni grafiche, all’interno di una medesima registrazione dell’oggetto

Per separare lemmi e parti in uno stesso campo, si usa di preferenza il trattino preceduto e seguito da spazio [ – ]. In alternativa si può utilizzare il punto fermo [.] all’interno della registrazione, ma mai alla fine

Infine, la lingua italiana non prevede l’apostrofo per indicare le vocali accentate:

• Università del Salento – Facoltà di Economia
• non Universita’ del Salento – Facolta’ di Economia

Con le funzioni copia e incolla di un sistema di videoscrittura spesso si riscontrano casi di ripetizione della denominazione del campo che, in questo caso, risulta del tutto pleonastica. Al tempo stesso, non vanno riportate le diciture tipiche dell’email inoltrata (“fw:” oppure “fwd:”)

• Comune di Cagliari
• non Mittente: Comune di Cagliari

Per una migliore comprensione di queste raccomandazioni, si propongono qui di seguito le principali definizioni:

• Anagrafica / Intestazione anagrafica Insieme degli elementi e dei dati personali che identificano il corrispondente di un documento come una persona o una struttura. Può essere sintetica o articolata e può comprendere una forma parallela del nome
• Corrispondente Persona fisica o persona giuridica individuata come mittente o destinatario
• Destinatario Corrispondente al quale il mittente indirizza i documenti. Riferito al documento in partenza
• Mittente Corrispondente che indirizza al destinatario i documenti. Riferito al documento in arrivo
• Persona Persona fisica
• Qualificatore Informazione aggiunta a un elemento descrittivo per facilitarne l’identificazione,
  la comprensione e/o l’uso
• Struttura Persona giuridica: amministrazione pubblica, ente pubblico o privato, società,
  studio, associazione, fondazione, comitato o soggetto titolare di partita IVA

Gli elementi essenziali per l’identificazione univoca del corrispondente e la descrizione dell’anagrafica sono: il cognome e il nome per la persona fisica e la denominazione per la persona giuridica.

Tuttavia, per ottenere un’informazione strutturata e per evitare le omonimie o le denominazioni simili, deve essere indicato anche un ulteriore elemento, quale l’indirizzo (se sufficiente a evitare omonimie o dubbi causati dalla pluralità di indirizzi del corrispondente), il codice fiscale, il numero di matricola o altro qualificatore, pur nel rispetto del principio di necessità nel trattamento dei dati personali

Solitamente l’anagrafica è formata da più campi strutturati per la descrizione di più corrispondenti relativi al medesimo documento

Le descrizioni dei corrispondenti devono risultare il più possibile normalizzate, allo scopo di facilitare la ricerca e di evitare la creazione di descrizioni in soprannumero. È indispensabile porre la massima attenzione al fine di non creare anagrafiche multiple relative allo stesso corrispondente

L’intestazione anagrafica di persona e di struttura si compone dei soli nomi che identificano il corrispondente, con l’esclusione delle preposizioni semplici o articolate iniziali, che risultano erronee nel caso di redazione di un elenco alfabetico dei corrispondenti

• Comune di Parma – Consiglio comunale
• non Ai componenti del Consiglio comunale di Parma

I nomi di persona e di struttura si scrivono completi e per esteso, senza storpiature, segni di punteggiatura o abbreviazioni

• Prefettura di Torino – Ufficio territoriale del Governo
• non Pref. di To.

I nomi di persona, le cariche e gli organi sono descritti con l’iniziale maiuscola. I nomi di struttura si descrivono, di norma, con l’iniziale maiuscola solo nella prima parola della denominazione

Per i nomi di persona:

• Bianchi Giovanni
• non bianchi giovanni
• non Bianchi giovanni
• non BIANCHI Giovanni
• non BIANCHI GIOVANNI

Per le cariche:

• Comune di Siracusa – Gabinetto del sindaco (per l’ente di appartenenza)
• non Gabinetto del Sindaco di Siracusa

Per i nomi di struttura:

• Comune di Siena
• non COMUNE DI SIENA
• Ministero degli affari esteri – MAE
• non Ministero Affari Esteri
• Università degli Studi di Salerno
• non Università degli studi di Salerno

I nomi stranieri di persona e di struttura si riportano nella lingua originale, con l’eccezione della denominazione dello stato, che viene riportato in lingua italiana

• University of Oxford – Università di Oxford
• non Università di Oxford

Prevalendo in una banca dati l’ordine per cognome, i nomi di persona fisica si indicano per esteso, scrivendo prima il cognome e poi il nome, senza punteggiatura di separazione

• Verdi Matteo
• non Matteo Verdi
• non Verdi M.
• non Verdi, Matteo

I cognomi che iniziano con un prefisso separato, costituito da un articolo, da una preposizione o da una combinazione dei due, sono trattati secondo l’uso dei vari Paesi. Nella lingua italiana il prefisso è posto in prima posizione

• De Rugeriis Giovanna
• non Rugeriis Giovanna, De

Nei nomi e nei cognomi composti la prima parte assume generalmente la prima posizione. Nell’adozione del trattino sono rispettate le convenzioni in uso

• Zanni Rosiello Isabella
• non Rosiello Isabella Zanni

I titoli accademici, di cortesia, di deferenza, di onorificenza, i predicati nobiliari, anche se il documento o la consuetudine li prevedono, non sono indicati nella descrizione dell’anagrafica. In alcuni casi è possibile scrivere la qualità di professionista abbinata all’anagrafica di persona fisica, o il ruolo, quando tale precisazione è funzionale alla migliore descrizione del corrispondente. L’integrazione segue il nome di persona

• Rossi Matteo
• Rossi Matteo – Ingegnere
• non dott. avv. Rossi Matteo
• non ch.mo prof. Rossi Matteo
• non Matteo ing. Rossi
• non Preg.mo Matteo Rossi
• Bianchi Marco
• non Mons. Bianchi Marco
• non Bianchi don Marco
• Farmacia “Santa Rita” di Rossi Giovanni
• non Farmacia “Santa Rita” del dr. Rossi Giovanni

Quando il mittente è una struttura identificata nel documento con una forma abbreviata, di norma tramite sigla o acronimo, l’operatore del sistema di protocollo descrive, se la conosce o è presente nel database, l’anagrafica della struttura in forma estesa, seguita dalla sigla o dall’acronimo. Si omette la forma estesa solo nel caso in cui non si riesca in alcun modo a sciogliere la sigla o l’acronimo. L’acronimo si scrive in caratteri maiuscoli senza punti di separazione

• Centro di formazione e studi per il mezzogiorno – FORMEZ
• Centro di formazione e studi per il mezzogiorno (forma accettata, ma sconsigliata)
• non Formez
• Centro studi investimenti sociali – CENSIS
• non Censis
• Azienda unità locale socio sanitaria – AULSS 16 Padova
• non AULSS 16
• non A.U.L.S.S. n. 16
• non A.U.S.L. 16
• Istituto nazionale della previdenza sociale – INPS – Sede di Torino
• non INPS Torino
• Istituto nazionale di astrofisica – INAF
• INAF (solo se non vi è alcun elemento per identificare la forma estesa)
• Agenzia regionale protezione ambientale – ARPA
• Agenzia regionale protezione ambientale Toscana – ARPAT

Nell’intitolazione del nome le virgolette si riportano solo se sono espressamente
previste nella denominazione ufficiale

• Università degli Studi di Firenze – Dipartimento di scienze economiche “Matteo
  Rossi”
• Associazione “Amici dell’Archivio di Stato”
• Casa di riposo “San Giovanni”
• Casa di riposo «San Giovanni» (forma accettata, ma sconsigliata)

I numeri eventualmente compresi nel nome di struttura sono mantenuti nella forma e posizione originale, anche se contengono caratteri romani

• Scuola elementare Giovanni XXIII
• non Scuola elementare Giovanni 23°

Solo per le amministrazioni centrali dello Stato, per le regioni e per le province autonome di Trento e di Bolzano è consentito indicare, nell’intestazione anagrafica principale, le articolazioni gerarchiche interne fino al livello di riferimento

Nella compilazione dell’intestazione anagrafica degli uffici periferici dello Stato è omessa, di norma, l’indicazione dell’Amministrazione centrale

• Soprintendenza per i beni architettonici e per il paesaggio per le province di Bergamo, Como, Lecco, Lodi, Milano, Pavia, Sondrio, Varese
• non Ministero per i beni e le attività culturali – Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici della Lombardia – Soprintendenza per i beni architettonici e per il paesaggio per le province di Bergamo, Como, Lecco, Lodi, Milano, Pavia, Sondrio, Varese
• Soprintendenza archivistica per il Lazio
• non Ministero per i beni e le attività culturali – MBAC – Soprintendenza archivistica per il Lazio
• Questura di Bari
• non Ministero dell’Interno – Polizia di Stato – Questura di Bari
• non Polizia di Stato – Questura di Bari

Se una struttura dello Stato o di una regione ha un nome molto lungo o formato da numerose ripartizioni gerarchicamente articolate, è possibile ridurre l’intestazione anagrafica, pur senza pregiudicarne la corretta identificazione, eventualmente omettendo i livelli gerarchici intermedi non indispensabili

• Regione della Toscana – Settore integrazione socio sanitaria e non autosufficienza
• Regione della Toscana – Direzione generale del diritto alla salute e delle politiche di solidarietà – Settore integrazione socio sanitaria e non autosufficienza [firmatario] Verdi Giovanni – Dirigente ufficio I

Per i comuni e le province è indicata, di norma, una sola intestazione anagrafica, senza alcuna distinzione in articolazioni statutarie o organizzative e indipendentemente dalle diverse sedi. Anche se i comuni riportano sulla carta intestata l’indicazione di “città”, in anagrafica si indica sempre “Comune di …”

• Comune di Ragusa
• non Città di Ragusa

Anche se le regioni e le province utilizzano carte intestate differenti (ad es., Regione…, Consiglio regionale del Piemonte…, Giunta provinciale, Consiglio provinciale), in anagrafica si privilegia sempre l’elemento “Regione” o “Provincia”

• Regione del Veneto – Consiglio regionale (per l’amministrazione di appartenenza)
• Regione del Veneto [firmatario] Bianchi Marco – Presidente della Giunta regionale
• non Presidente della Giunta regionale – Bianchi Marco – Regione Veneto

Per i documenti di imprese (ditte individuali, società, cooperative, ecc.) e di associazioni, che utilizzano modalità diverse per scrivere la loro denominazione o ragione sociale, si riporta il nome così come si presenta sulla carta intestata, sul timbro o su una dicitura sul documento stesso (descrizione che accompagna la sottoscrizione o l’intestazione “dattiloscritta”)

La forma societaria (srl, spa, snc, etc.) è scritta sempre con caratteri minuscoli, senza punti di separazione e viene indicata dopo il nome

Quando il termine “società”, “fondazione” o “associazione” è parte integrante del nome, tale indicazione non è separata dal nome stesso, ma vi rimane unita

• Rossi costruzioni srl
• non Rossi costruzioni s.r.l.
• non ROSSI Costruzioni S.r.l.
• Motors sas
• non Motors s.a.s.
• Assicurazioni Generali spa
• non Assicurazioni Generali S.p.A.
• Società “Dante Alighieri”
• non “Dante Alighieri” – Società letteraria
• Studio legale Bianchi Giovanni
• non Avv. Giovanni Bianchi
• non Studio avvocato G. Bianchi
• non Avv. Giovanni Bianchi studio legale
• Studio associato architetti Verdi Marco, Bianchi Matteo e Rossi Luca
• Studio associato architetti Verdi, Bianchi e Rossi

Quando un documento deve essere spedito a quattro o più destinatari, è opportuno inserire l’anagrafica completa del primo con l’aggiunta in un altro campo delle parole “Altri – Elenco allegato alla minuta”, nel caso in cui i destinatari siano riportati su un elenco allegato, oppure “Altri – Vedi minuta”, nel caso in cui i destinatari siano descritti solo sul documento. Di norma, infatti, si descrivono non più di tre destinatari.

L’elenco completo dei destinatari, se non fa parte integrante del documento, deve essere allegato alla minuta e conservato nel rispettivo fascicolo. Lo stesso elenco, in formato elettronico, deve essere associato alla registrazione di protocollo, della quale risulterà parte integrante

La dicitura “Altri – Elenco allegato alla minuta” oppure “Altri – Vedi minuta” si inserisce nel record di protocollo come un nuovo destinatario, evitando di alterare in questo modo la prima anagrafica.

Quando un documento in arrivo è firmato da quattro o più persone appartenenti a una struttura mittente principale o agenti in qualità di persone fisiche e il sistema di protocollo prevede anche il campo [firmatario], si indica il nome del primo firmatario leggibile con l’aggiunta delle parole “e altri”.

Tuttavia, se il sistema di protocollo permette la registrazione dell’intestazione anagrafica di tre o più firmatari, si scrive l’anagrafica completa dei primi tre firmatari, riservando un ulteriore campo alle parole “e altri”

Per i documenti pervenuti con firma illeggibile che contengano altri elementi per l’identificazione del mittente, possono essere inserite nel campo [firmatario] le parole “Firma illeggibile”

I casi di firma illeggibile risultano, di norma, tre:

• firma “a scarabocchio”, ma sono presenti i dati identificativi del mittente (nome, cognome, indirizzo, altro) per esteso in testa o in coda al documento: si procede con la normale compilazione anagrafica, senza note
• firma “a scarabocchio”, ma sono presenti dati di contesto significativi (nome di struttura su carta intestata, altro): si inseriscono i dati riconoscibili come di norma, nel campo [firmatario] si aggiunge la dicitura “Firma illeggibile”
• firma “a scarabocchio”, ma sono presenti dati di contesto significativi e il protocollista conosce le informazioni complementari: si compila l’anagrafica con le integrazioni del protocollista, che vengono annotate in un campo immodificabile

Per i documenti pervenuti privi di firma che contengono altri elementi per l’identificazione del mittente, sono inserite nel campo [firmatario] le parole “Firma mancante”

Per i documenti pervenuti con firma illeggibile che non contengono altri elementi per l’identificazione del firmatario, sono inserite in anagrafica le parole “Non identificato”. Viene sempre riportata nel campo [firmatario] la qualifica eventualmente presente accanto a una firma illeggibile o mancante

• Comune di Oristano [firmatario] Firma illeggibile – Dirigente dell’Area urbanistica

Per i documenti pervenuti privi di firma, ma riportanti l’indicazione del firmatario preceduto dalla dicitura fto (= firmato) nel campo [firmatario] si riporta l’indicazione così come si presenta

• Banca popolare di Ragusa [firmatario] fto Rossi Giuseppe – Presidente

Per i documenti sottoscritti in nome e per conto di un altro soggetto – di norma, documenti riportanti davanti al nome del firmatario l’indicazione “per”, “p.”, una barra o comunque segni o formalismi dai quali si deduca la firma per delega – si riporta la descrizione “per conto di” nel campo [firmatario]

• [firmatario] Laura Bianchi – Per conto di Giulia Rossi

Quando un documento è privo di firma e non comprende alcun elemento utile all’identificazione del mittente, l’anagrafica si compila con la parola “Anonimo”

La ratio che deve governare il comportamento di un operatore durante la fase di registrazione di un documento in arrivo deve essere improntata alla avalutatività. In altre parole, il protocollista attesta che un determinato documento si registra così come è pervenuto. Si tratta, dunque, di una delicata competenza di carattere notarile, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza del documento

La decisione circa la registrazione a protocollo delle lettere anonime è rimessa al responsabile di UOR

L’indirizzo postale si indica nella forma italiana composta da localizzazione toponomastica senza abbreviazioni, numero civico, codice di avviamento postale, città, provincia, stato (solo per i paesi stranieri)

Per le strade intitolate a personaggi, a santi, o comunque a persone fisiche, come per quelle dedicate ad avvenimenti, ricorrenze o anniversari, il nome si descrive senza abbreviazioni. Il nome di battesimo può essere abbreviato oppure omesso se il cognome è sufficiente a un’individuazione univoca

• Via Cavour, 37 – 13100 Vercelli
• Piazza Giuseppe Mazzini, 23 – 27036 Mortara PV
• Piazza G. Mazzini, 23 – 27036 Mortara PV
• non p.za G. Mazzini, n 23 – Mortara (PAVIA), 27036
• Via Sant’Andrea, 82 – 30030 Fossò VE
• Via Santa Rita, 45 – 35030 Cadoneghe PD
• Rue Mollis, 41 – Paris – Francia
• non 41, Rue Mollis – Paris – France

Il corrispondente di un documento giudiziario o stragiudiziale può essere l’autorità giudiziaria, il legale di una delle parti in causa o il ricorrente/attore stesso. Il vettore del documento non sempre coincide con il corrispondente Quando un documento giudiziario viene trasmesso con lettera di accompagnamento, il corrispondente è l’autore della lettera accompagnatoria (ad es., Avvocatura generale o distrettuale dello Stato, ma anche altre strutture o persone)

Quando un documento giudiziario, privo di lettera di accompagnamento, ma riportante il timbro dell’avvocato o dello studio legale, viene notificato a mano o tramite il servizio notificazione atti di un’autorità giudiziaria (ad es., Tribunale, Corte d’appello, ecc.), il corrispondente è lo studio legale. Se il ricorrente/attore ha conferito mandato a più avvocati, l’anagrafica sarà quella dello studio legale dell’avvocato che ha sottoscritto l’atto, a cui il ricorrente/attore ha conferito la “procura ad litem”. Quest’ultima risulta immediatamente individuabile sulla prima pagina dell’atto stesso. Il vettore, se diverso dai servizi postali ordinari, può essere descritto nelle annotazioni del sistema di protocollo.

Nel caso in cui il documento riporti più studi legali (di norma, associati o mandatari) come mittenti, il corrispondente sarà associato allo studio legale firmatario.

In presenza di un documento giudiziario (ad es., ordinanze) intestato ad un tribunale, a firma del presidente e dell’estensore, privo di lettera di accompagnamento, il corrispondente è il Tribunale.

Nel caso di un documento redatto su carta intestata riferita a un dipendente che esercita la libera professione (ad es. avvocato … professore di ruolo dell’Università degli Studi di …), il corrispondente è il professionista o lo studio legale.

Quando un documento perviene attraverso una PEO, i dati per la compilazione dell’anagrafica sono desunti dal messaggio di posta elettronica, dall’indirizzo e-mail, dai dati precedentemente dichiarati dal mittente o sulla base del dominio di posta elettronica

Quando un documento perviene attraverso la PEC, l’anagrafica del mittente si compila facendo riferimento al certificato contenente i dati riguardanti l’identità del titolare

Quando un documento è trasmesso per via informatica o via telefax con nota di trasmissione che non fornisce alcuna comunicazione aggiuntiva da parte del mittente, si considera come corrispondente il sottoscrittore desunto dall’intestazione del documento principale, mentre la nota di trasmissione può non essere considerata allegato

In assenza di dati certi, oppure in presenza di un indirizzo di posta elettronica ritenuto inaffidabile – o non idoneo a identificare il mittente – sentito il parere del responsabile del procedimento amministrativo, la comunicazione elettronica può essere considerata anonima

La persona fisica che presenta una istanza all’ente di appartenenza non è legittimata a utilizzare la carta intestata della struttura. Si tratta, invero, di una richiesta personale che concerne il rapporto giuridico esistente tra il dipendente e il proprio datore di lavoro

Tuttavia, in numerosi casi, alcuni dipendenti usano la carta intestata dell’ente di appartenenza per chiedere ferie, aspettative, cambio di orario, modifiche contrattuali (ad es., part time) o anche contributi o patrocini per iniziative proprie. Spettaal protocollista capire, analizzando il contenuto del documento, se il corrispondente sia da identificare nel dipendente o nella stessa amministrazione (e quindi considerare
lo stesso documento come interno), cioè se la persona scriva a titolo personale oppure in qualità di rappresentante dell’ente di appartenenza

Si ponga, inoltre, la massima attenzione alla modulistica cosiddetta “in bianco”.  Molto spesso le amministrazioni pubbliche fanno scaricare dai siti web o rendono disponibili negli uffici il modulo contenente il sigillo e/o la propria intestazione. In questo modo, l’autore del documento firmerà un modulo non in bianco, ma un vero e proprio documento pre-intestato. Si tratta di una disattenzione diplomatisticamente destinata a esiti erronei e pure stravaganti

Un oggetto troppo sintetico non permette l’immediata comprensione del contenuto del documento registrato e rende difficoltoso il reperimento del fascicolo. Un oggetto eccessivamente prolisso, di contro, contiene precisazioni superflue e locuzioni senza un reale significato che distraggono l’attenzione dagli elementi significativi

• Decennale del progetto Titulus del 14 dicembre 2007: autorizza la missione a Padova
• non Aut. miss. PD 14/12/2007 int. celeb. decen. Titulus
• non Autorizza missione
• non Autorizza la missione a Padova per la celebrazione del decimo anniversario di avvio del progetto Titulus 97, promosso dall’Università degli Studi di Padova, d’intesa con la Direzione generale per gli archivi, per la definizione di un titolario di classificazione per le Università italiane, realizzato dal Gruppo di lavoro appositamente costituito, del 14 dicembre 2007, ore 9-13, 14-18. Mezzo di trasporto proprio
• Comunica i risultati dell’indagine di mercato per l’acquisto di telecomandi programmabili e ricevitori
• non Indagine di mercato per l’acquisto di 60 telecomandi programmabili e di 60 ricevitori necessari per il controllo unificato e semplificato di apparati multimediali nell’ambito del progetto “Potenziamento e diffusione della cultura multimediale per l’apprendimento e per lo sviluppo delle conoscenze, nell’ambito delle aule della Facoltà di ingegneria”

Nella redazione dell’oggetto l’ente deve utilizzare un lessico comune e condiviso, allo scopo di normalizzare la registrazione della corrispondenza, in modo da agevolare la ricerca delle informazioni e dei documenti

È opportuno preferire il verbo nella forma attiva e affermativa.  Il denominativo  – cioè la forma sostantivata del verbo (adesione, comunicazione, partecipazione, ecc.) – presenta, infatti, il limite di non poter essere usato in una sintesi discorsiva perché condiziona la frase a reggersi solo su verbi in forma implicita, determinando pericolose ambiguità di interpretazione. Inoltre, la sostantivazione del verbo non permette di comprendere se si tratti di un’azione positiva o negativa, creando incertezza. Ad esempio: «Finanziamento di n 2 borse di studio per il 24° ciclo – Scuola di dottorato di ricerca in scienze molecolari – indirizzo di scienze chimiche». In questo caso manca il vero dispositivo, che dovrà essere: «Comunica la disponibilità a finanziare n 2 borse di studio»

• Aderisce all’iniziativa…
• Invia il bando di gara per trattativa privata…
• Comunica il nominativo per sopralluogo obbligatorio…
• Chiede chiarimenti sulla gara europea…

I princìpi di univocità e uniformità sono fondamentali ai fini della ricerca e del recupero dell’informazione (information retrieval). Se due protocollisti redigono in modo diverso l’oggetto di una stessa tipologia documentaria, ad esempio la domanda di partecipazione a un concorso pubblico, per quanto entrambi gli oggetti siano corretti, la ricerca basata sui criteri del primo non consentirà di trovare il documento registrato dall’altro

L’oggetto deve sempre contenere almeno un punto di accesso significativo e discriminante – cioè un elemento descrittivo, una parola chiave – che consenta di identificare e di distinguere documenti solo apparentemente identici. Ovunque sia possibile, è utile adottare un codice identificativo della tipologia documentale. In ogni caso, l’uso del codice non esime l’operatore dalla corretta compilazione dell’oggetto

• Domanda di partecipazione al concorso per la copertura di n 1 posto di assistente amministrativo, categoria C, presso il Settore affari generali
• non Domanda di partecipazione al concorso per la copertura di n. 1 posto in categoria C

Il complesso delle parole chiave associate all’oggetto di un documento, in genere costituite da un sostantivo o da un’espressione in funzione di sostantivo, deve permettere di identificare in modo esauriente e quanto più possibile prevedibile dall’utente un documento attraverso il suo contenuto concettuale

L’utilizzo delle parole chiave, senza dubbio utile ed efficace ai fini della ricerca, non deve però rappresentare una scorciatoia, ma un ausilio per il protocollista, in quanto soltanto il lavoro intellettuale di redazione dell’oggetto rende chiaramente identificabile il documento

Negli esempi riportati di seguito il complesso di parole chiave “Ammissione scuola dottorato” integra l’oggetto nella sua forma di descrizione sintetica del contenuto:

• Ammissione alla scuola di dottorato – Nomina della commissione giudicatrice
• Ammissione alla scuola di dottorato – Approvazione della graduatoria

L’oggetto è un testo sintetico ma esaustivo, che serve soprattutto alla certa identificazione di un documento, riflettendo contestualmente i rapporti con l’unità archivistica di livello gerarchico superiore (il fascicolo) e riassumendo la molteplicità delle informazioni giuridiche e amministrative a cui è legato il documento. Proprio perché consiste in un’attività intellettuale, la redazione dell’oggetto non può e non deve coincidere con una semplice trascrizione

La risposta a un’istanza non deve mai, quindi, meramente replicarne l’oggetto in quanto si tratta con ogni evidenza di due documenti che esprimono azioni diverse. Nell’esempio proposto, l’oggetto della risposta all’istanza di accesso ai documenti dovrà essere formulato nel modo seguente:

• Si comunica l’accoglimento dell’istanza di accesso ai documenti amministrativi
• Diniego all’istanza di accesso ai documenti amministrativi
• non Risposta a richiesta di accesso ai documenti amministrativi
• non Richiesta di accesso ai documenti amministrativi – Risposta

Quando il protocollista effettua la registrazione deve, di norma, rielaborare l’oggetto alla luce del contenuto del documento. Ad esempio:

• Si comunica che Bianchi Giovanni è assegnato al settore Affari generali dal 1° gennaio 2009
• non Comunicazione assegnazione
• Controllo atti – Comunica l’approvazione da parte della Giunta regionale del rendiconto generale per l’anno 2007
• non Controllo atti. Comunicazione della decisione della Giunta regionale
• Programma Alfa – Si trasmette il verbale relativo all’estrazione del campione per gli accertamenti di avvenuta realizzazione dei lavori sui progetti conclusi al 31 dicembre 2007
• non Programma Alfa – Trasmissione verbale

L’oggetto, oltre a essere un testo breve che serve a identificare il documento, può contemporaneamente riflettere i rapporti con l’unità archivistica. Tale rapporto è così stretto che talvolta chi redige l’oggetto di un documento replica l’oggetto del fascicolo relativo al procedimento, dimenticandosi di descrivere in modo sintetico il contenuto specifico dell’atto

Nonostante la relazione gerarchica esistente tra oggetto del documento e oggetto del fascicolo, fra i quali si presuppone una perfetta coerenza, i due elementi non devono essere confusi, né sovrapposti tra loro. Infatti, a differenza del fascicolo che riunisce e collega più documenti relativi a uno stesso procedimento, affare, attività o persona, il documento ha un contenuto, certamente coerente con quello del fascicolo a cui appartiene, ma autonomo, che lo contraddistingue

Inoltre, fatto non secondario, la replica dell’oggetto del fascicolo può rappresentare un segnale doppiamente negativo per la gestione dei documenti: da un lato emerge una fascicolazione non coerente, dall’altro – cosa ben più grave – si palesa una sottovalutazione del fascicolo quale unità archivistica di base

I nomi composti, formati dall’unione di due o più elementi lessicali, si scrivono sempre senza trattino, inserendo o non inserendo lo spazio a seconda dell’uso comune:

• Inserimento delle informazioni per le immagini digitali nel database
• non Inserimento delle informazioni per le immagini digitali nel data base
• … profilo giuridico amministrativo
• non … profilo giuridico-amministrativo

Nell’oggetto devono essere evidenziati gli eventuali estremi di scadenza di un bando, oppure la data e il luogo di convocazione di una riunione e il relativo orario. Questi elementi, pur non rilevanti sotto il profilo probatorio – con l’eccezione della scadenza – rispondono a una funzione comunicativa. Una volta trascritti nel registro di protocollo, permettono a chi di competenza di evitare di leggere il documento contenente la convocazione

• Seduta della Giunta camerale n 12 del 25 settembre 2008 alle ore 14.00 – Convocazione

Nella redazione dell’oggetto è opportuno utilizzare parole del linguaggio comune. I termini tecnici vanno utilizzati solo quando risultano indispensabili. Allo stesso modo, quando è possibile utilizzare parole della lingua italiana, si devono evitare i neologismi e le parole straniere (mantenendo, eventualmente, i soli latinismi tecnici)

• Chiede il pagamento del canone di affitto relativo al mese di giugno 2009
• non Richiesta di quietanza del corrispettivo della locazione passiva della mensilità in corso
• Affidato a un soggetto esterno
• non Esternalizzato
• Fasi di attuazione delle politiche
• non Policy implementation
• Coppie conviventi
• non More uxorio (forma accettata, ma sconsigliata)

Si devono, inoltre, evitare le locuzioni tecnicistiche o burocratiche e le espressioni tipiche di alcuni linguaggi settoriali (ad es., quello legale-giudiziario) quando rendano l’oggetto incomprensibile e insignificante per i non addetti ai lavori

• Trasmette l’atto di rinuncia al ricorso dell’azienda agricola Valente contro l’AVEPA
• non Trasmissione atto di rinuncia ricorso Valente c/AVEPA TAR Veneto
• non Tribunale di Padova. Allevamento Martini ss c/AVEPA. Trasmissione memoria ex art. 183, 6° comma n. 2 c.p.c.

Le parole straniere entrate nell’uso corrente della lingua italiana (ad es., computer, manager, management, marketing, part time, software, ticket), non si scrivono in carattere corsivo, né tra virgolette, né variano al plurale

• Chiede l’aggiornamento del software dell’ufficio
• non Richiesta di aggiornamento del software dell’ufficio
• non Richiesta di aggiornamento del “software” dell’ufficio

In ogni caso, non sono ammesse storpiature analoghe a quelle in uso negli sms, come la cancellazione delle vocali (ad es., nn in luogo di non) e l’uso di segni inadeguati, non tanto per la ricerca quanto piuttosto per la solennità di una registrazione di un atto pubblico di fede privilegiata, qual è il protocollo

• Comunica di non poter partecipare alla riunione per impegni personali
• non Comunica di nn poter partecipare alla riunione x impegni xsonali

I documenti in lingua straniera, scritti con l’alfabeto latino, si registrano riportando l’oggetto del documento stesso, se presente, nella lingua originale, seguito dalla descrizione in lingua italiana. Se il documento si riferisce a procedimenti ripetitivi o usuali, è possibile non riportare l’oggetto nella lingua originale, ma limitarsi alla sola forma italiana. Se il documento in lingua straniera non comprende un oggetto, questo viene redatto dal protocollista unicamente in lingua italiana. Se il documento è redatto con l’utilizzo di un alfabeto diverso da quello comunemente in uso, è consigliata la traslitterazione, senza ricorrere ai caratteri speciali

• Application form for LLP-Erasmus student – Presenta la domanda per studente di LLP-Erasmus
• Coimbra group summer school “Immigration: analyses, practicies and policies”, University of Barcelona, July 2009 – Comunica che ci sarà una nuova sessione della Summer school on immigration a Barcellona nel 2009
• Proposals of the EUA council for the position of next EUA President – Riferisce riguardo alle nuove procedure per l’elezione del presidente dell’European university association

I documenti possono contenere dati personali, compresi quelli sensibili e giudiziari. Essi possono riferirsi al mittente, al destinatario oppure ad altri soggetti interessati. Nel redigere l’oggetto, pertanto, il protocollista dovrà tener conto anche dei princìpi generali contenuti nella normativa vigente in materia. In altre parole – pur considerando che la registrazione dei documenti è prevista per legge e che, pertanto, le operazioni di trattamento di dati personali, effettuate nell’ambito di tale attività, perseguono uno scopo determinato e legittimo – è necessario che il protocollista rediga l’oggetto dei documenti contenenti dati personali, compresi quelli sensibili e giudiziari, non solo tenendo conto delle presenti raccomandazioni, ma anche garantendo il rispetto dei principi di esattezza, pertinenza, adeguatezza e non eccedenza previsti dal GDPR ⁽¹⁾

In considerazione del fatto che le finalità perseguite attraverso la corretta redazione dell’oggetto sono quelle di garantire non solo la sua funzione giuridico-amministrativa, ma anche quella comunicativa facilitandone la ricerca, si evidenzia la necessità che il protocollista:

• inserisca nell’oggetto gli eventuali dati personali identificativi del soggetto interessato solo nel caso in cui gli stessi siano pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite sopra ricordate. Nei casi di particolare riservatezza è preferibile utilizzare solo le iniziali del nome e cognome oppure un codice identificativo
• eviti accuratamente, in attuazione del principio di indispensabilità, di inserire nell’oggetto dati personali sensibili e giudiziari e, in particolare, quelli idonei a rivelare lo stato di salute e le abitudini sessuali dell’interessato
• Dichiara la cessazione del diritto alle detrazioni d’imposta per familiari a decorrere dal 1° gennaio 2009
• non Dichiarazione relativa alla cessazione del diritto alle detrazioni d’imposta per la figlia Giovanna Verdi, nata il 26 novembre 2007 a decorrere dal 1/1/09
• Chiede l’aspettativa volontaria dal servizio a decorrere dal 1° febbraio 2008
• non Richiesta di concessione aspettativa volontaria dal servizio per gravi motivi di salute a seguito dell’incidente automobilistico del 24/01/2008 a decorrere dal 01/02/2008

I riferimenti normativi non costituiscono l’oggetto del documento, semmai ne formano il presupposto. Non è corretto, quindi, redigere l’oggetto di un documento limitandosi a citare un riferimento normativo senza ulteriori specificazioni. Inoltre, un oggetto così formulato si rivela spesso inutile ai fini della successiva ricerca e rende di fatto impossibile ricavare indicazioni sull’effettivo contenuto giuridico del documento

• Si accoglie la richiesta di trasferimento del diritto di reimpianto n 2898 del 17 novembre 2007 presentata dalla ditta La Vigna
• non Regolamento (CEE) n. 1493/1999, regolamento (CE) n. 1227/2000 – Trasferimento diritto di reimpianto
• Chiede di essere assegnato alla Struttura periferica di Napoli
• non Istanza ex art. 42-bis DLgs 151-2001
• Comunica il mancato accertamento medico legale nei confronti del dipendente Bianchi Giovanni
• non Legge 6 agosto 2008, n. 133
• Legge 23 dicembre 2008, n 508 (Finanziaria 2009) – Incentivi all’utilizzo dei servizi di trasporto pubblico locale, regionale e interregionale – Chiede i dati statistici per il 2008
• non Finanziaria 2009, art. 1, comma 309

Qualora la redazione dell’oggetto comporti l’effettiva necessità di riportare il riferimento a un provvedimento normativo, l’indicazione deve essere normalizzata e rispettare un elenco di sigle e abbreviazioni di riferimento

Si consiglia, nel caso di citazione breve di un provvedimento, l’uso del trattino anziché della barretta per separare il numero del provvedimento dall’indicazione dell’anno

• DLgs 82-2005
• Decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82
• Legge 7 agosto 1990, n 241
• L 241-1990
• non L. 241/1990
• Regolamento (CE) n 1725-2003
• Reg (CE) n 1725-2003
• non Reg. CE 1725-03

Allo stesso modo, l’oggetto si redige evitando richiami muti a documenti precedentemente inviati o recepiti dall’ente

• Si comunica l’accoglimento della richiesta di congedo, acquisita al prot n 16559 del 16 giugno 2008
• non Risposta favorevole a prot. n. 16559 del 16/06/2008

I documenti prestampati (o form) da compilare, cioè i cosiddetti “moduli istituzionali”, di norma contrassegnati da una denominazione sintetica o da un acronimo, anche se di uso comune, devono essere descritti per esteso al fine di permetterne la chiara identificazione

Alla forma estesa del modulo segue l’acronimo, separato da un trattino, preceduto e seguito da uno spazio. L’acronimo è riportato con caratteri maiuscoli e senza punti di separazione

• Documento unico di regolarità contributiva – DURC
• Modulo n 4 per l’anagrafe della popolazione residente – APR4
• Modulo di pagamento unificato – F24

Il numero e la descrizione degli allegati sono elementi essenziali per l’efficacia di una registrazione. Anzi, quando un documento reca uno o più allegati, l’interesse amministrativo e la rilevanza giuridico-probatoria di un’azione amministrativa spesso sono contenuti proprio negli allegati e non nel documento di trasmissione. Quest’ultimo, infatti, funge pressoché esclusivamente da vettore, lasciando agli allegati il compito di rappresentare il contenuto giuridico-amministrativo. Ciò vale anche nel caso in cui il documento trasmetta semplicemente un allegato (ad esempio, «Trasmissione della delibera 16 maggio 1996, n 24 »)

Per queste ragioni, devono essere utilizzati campi appositi – distinti dal campo oggetto – per la descrizione del numero, della tipologia (ad es., “delibera”, “verbale”, ecc.) e del contenuto degli allegati. Inoltre, la presenza di campi separati può risultare di utilità sia per gli addetti al protocollo, ai quali si fornisce una griglia logica per l’organizzazione delle informazioni, sia per funzioni più raffinate di recupero dell’informazione

Per allegato si intende qualsiasi documento (o materiale) unito – fisicamente o logicamente – a un documento o a una unità archivistica

L’allegato può essere un altro documento, una fotografia, un appunto, un pezzo di stoffa, un polizzino, un assegno, soldi in contanti, una marca da bollo, una busta con francobollo, una busta sigillata, un registro, un cd-rom, materiale statistico, etc. Le funzioni dell’allegato sono:

• supportare l’azione amministrativa (ad es., come documento a corredo della motivazione per relationem)
• esplicitare concretamente una proposta (ad es., pezzo di stoffa allegato a un documento di partecipazione a una gara come campione)
• perfezionare un iter con successivi adempimenti (ad es., polizzino, marca da bollo, assegno, contanti)
• dimostrare gli adempimenti connessi a un incarico (ad es., registro delle lezioni)
• corredare una prova, un’azione o una narrazione (ad es., una fotografia)
• supportare i processi decisionali (ad es., materiali statistici, tabelle riepilogative)
• fungere da memoria aggiuntiva o esplicativa di un atto o di un fatto

Nella registrazione di protocollo si riporta la descrizione della tipologia degli allegati e, se significativi, anche dei loro estremi (data, numero, etc.), non singolarmente il loro oggetto. In ogni caso, si deve sempre esplicitare l’eventuale presenza degli allegati, al fine di evitare successive interpolazioni

Nel caso di una busta sigillata per la partecipazione a una gara, il protocollista non può aprirla e segnerà «0 allegati», indicando la presenza di una “busta chiusa non apribile”. Sarà poi compito del responsabile del procedimento integrare la registrazione di protocollo con un’ulteriore annotazione nella quale descriverà il contenuto della busta, compresi gli eventuali allegati

Gli allegati, inoltre, assumono essi stessi il valore di documenti tout court, tanto che la loro alterazione o soppressione integra i reati di falso materiale o di distruzione di atti veri, puniti dal codice penale rispettivamente dagli artt. 476 e 490. Infine, il Consiglio di Stato ha stabilito che il diritto di accesso alla documentazione amministrativa si esercita sull’intero fascicolo nel quale è conservato il documento e, di conseguenza, anche sugli allegati a quest’ultimo

Non è necessario chiudere la frase finale dell’oggetto con il punto fermo. Questo campo, infatti, racchiude una stringa già delimitata, per la quale il punto fermo non si rende necessario

(1) art. 5 del REGOLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 27 aprile 2016

(2) AURORA – Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e la registrazione delle anagrafiche nel protocollo informatico