Gli oggetti della conservazione sono trattati in pacchetti informativi
Il pacchetto di versamento è il pacchetto informativo proveniente dalla AOO quale soggetto produttore, destinato ad essere versato nel sistema di conservazione. Le modalità di versamento sono concordate e descritte nell’accordo di servizio e nel manuale di conservazione redatto dal responsabile del servizio di conservazione
Il pacchetto è generato dal soggetto produttore, in conformità alle specifiche tecniche concordate con il responsabile del servizio di conservazione. Esse riguardano:
- le tipologie di documenti da conservare
- i metadati
- i tempi di versamento
- i formati da adottare per ogni classe/tipo di documento
- la tempistica di selezione e scarto dei documenti informatici
Quanto, infine, alle modalità di trasferimento dei documenti nell’archivio, si precisa che la AOO si avvale del canale web service, inteso quale sistema software progettato per supportare l’interoperabilità tra diversi elaboratori in un contesto distribuito
Il pacchetto di versamento è oggetto di verifica al fine di stabilire quali documenti del pacchetto possano esser presi in carico e quali debbano essere rifiutati. E’ possibile che la fase di verifica si concluda con una presa in carico parziale del materiale versato
Al termine di questa elaborazione i risultati e i dettagli dei controlli effettuati sono riportati nel rapporto di versamento, generato secondo lo schema allegato al manuale di conservazione. Il rapporto è restituito al soggetto produttore e contestualmente destinato alla conservazione
Il pacchetto di archiviazione è generato dal sistema a conclusione del processo di verifica e presa in carico dei documenti e delle unità di aggregazione di cui si compone il pacchetto di versamento, tramite la trasformazione dello stesso pacchetto
Esso contiene:
- i documenti conservati nel formato utilizzato all’atto del versamento
- il file indice del pacchetto d archiviazione firmato e marcato temporalmente
Il pacchetto di distribuzione consente di assolvere correttamente l’obbligo di esibizione dei documenti conservati. Il pacchetto di distribuzione è generato dal sistema di conservazione, a partire dai pacchetti di archiviazione, al preciso scopo di rendere accessibili agli utenti gli oggetti sottoposti a conservazione
Il pacchetto di distribuzione, essendo generato sulla base delle specifiche richieste dell’utente, può, ma non deve necessariamente coincidere con il pacchetto di archiviazione