Premessa
Il presente manuale di conservazione è parte integrante del manuale di gestione documentale
La AOO comune di San Giuliano Terme, al fine di assolvere correttamente l’esigenza di assicurare la conformità agli originali dei documenti conservati, nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione (1), si avvale del servizio di conservazione a norma DAX, offerto dalla Regione Toscana
In questo quadro, il presente manuale di conservazione – come contemplato dalle linee guida AgID – opta per un parziale rinvio alle parti di competenza del manuale del conservatore esterno per tutto quanto concerne i contenuti essenziali (2), facendosi altresì carico degli adempimenti rimessi espressamente alla disciplina del titolare (3), di seguito elencati
- individuazione e pubblicazione dei tempi di versamento
- individuazione delle tipologie documentali trattate
- descrizione dei metadati utilizzati nel processo di conservazione
- descrizione delle modalità di trasmissione dei pacchetti di versamento
- definizione delle tempistiche di selezione e scarto dei propri strumenti informatici
Organizzazione del processo di conservazione
Premesso il richiamo del Punto 4 – Ruoli e responsabilità del manuale del conservatore per quanto concerne l’illustrazione dell’organizzazione propria del fornitore del servizio, il titolare precisa che il processo di conservazione interessa e coinvolge i seguenti soggetti e ruoli interni alla propria organizzazione:
Soggetti coinvolti nel processo di conservazione
Modello di funzionamento
L’area IT della Regione Toscana si interfaccia con gli outsourcer incaricati della gestione delle piattaforme tecnologiche e coopera con il Responsabile della conservazione
Il gestore del TIX – Tuscany Internet eXchange gestisce l’infrastruttura fisica, garantendo la disponibilità dei sitemi di rete connettività ed il monitoraggio della connettività
Il Raggruppamento d’imprese DAX, su incarico della Regione Toscana, garantisce a ciascun ente produttore la disponibilità del sistema di gestione di conservazione documentale
Descrizione del processo di conservazione
La descrizione dettagliata del complesso di regole, procedure e tecnologie poste in essere al fine di garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici è rimessa al Punto 7 – Processo di conservazione del manuale del conservatore
La responsabilità relativa ai contenuti, correttezza e completezza dei dati e dei documenti versati nel sistema di conservazione è ad esclusivo carico del soggetto produttore
Il referente per i documenti inviati in conservazione dalla AOO è il responsabile della gestione documentale, mentre il referente tecnico ha il compito di presidiare le attività infrastrutturali e di concordare e sottoscrivere gli allegati tecnici dell’accordo di servizio
Tipologie documentali trattate e tempi di versamento
La tabella riepilogativa delle tipologie documentali soggette a conservazione, completa dei tempi di versamento, è parte integrante del contratto di adesione al servizio
Metadati trattati
Il sistema di conservazione consente di gestire tutti i metadati obbligatori previsti dalla normativa vigente (5), per una illustrazione dei quali si rimanda all’apposita sezione del manuale di gestione documentale
Modalità di trasmissione dei pacchetti di versamento
Per quanto concerne le modalità di trasferimento dei documenti nell’archivio, si precisa che la AOO si avvale del canale web service, inteso quale sistema software progettato per supportare l’interoperabilità tra diversi elaboratori in un contesto distribuito
Gli oggetti della conservazione sono trattati in pacchetti informativi
Selezione e scarto dei documenti informatici
Si rimanda all’apposita sezione del manuale di gestione documentale per quanto stabilito in ordine alla disciplina dello scarto di documenti informatici
Infrastrutture utilizzate
Il sistema di conservazione a norma DAX, utilizzato dal comue di San Giuliano Terme, è erogato in modalità cloud, nel rispetto dei requisiti previsti dalle specifiche tecniche dettate da AgID (6)
Il sistema di conservazione di cui si avvale il comune di San Giuliano Terme è realizzato nel rispetto del principio di integrità e riservatezza, nonché dei principi di protezione by design e by default previsti dagli articoli 25 e 32 del Regolamento UE 679/2016
Il dettaglio delle architetture e infrastrutture, nonché delle componenti logiche e fisiche del sistema, è descritto dal manuale del conservatore
Misure di sicurezza
Le misure di sicurezza a tutela dell’integrità e della disponibilità del sistema di conservazione sono detagliatamente disciplinate dal punto 4 – Sicurezza e riservatezza dell’accordo di servizio, cui si rimanda integralmente
Verifica del funzionamento del sistema di conservazione
Le modalità di espletamento delle verifiche obbligatorie riguardo al corretto funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione sono detagliatamente disciplinate dal punto 9 – Monitoraggio e controlli dell’accordo di servizio, cui si rimanda integralmente