Al servizio archivio e protocollo spettano i compiti di tenuta del sistema di gestione analogica e informatica dei documenti, dei flussi documentali, del protocollo e degli archivi
Il servizio per la gestione infiormatica del protocollo ha il compito di:
- attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni
- garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del TUDA
- garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo
- garantire che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile
- conservare le copie su supporo informatico rimovibile (1) e il registro di emergenza (2), in luoghi sicuri e differenti
- garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso esterno (3) e da parte delle pubbliche amministrazioni (4) e le attività di gestione degli archivi (5)
- autorizzare le operazioni di annullamento (6)
- vigilare sull’osservanza delle disposizioni del TUDA da parte del personale autorizzato e degli incaricati
In particolare, il servizio per la gestione informatica del protocollo:
- coadiuva il responsabile del procedimento nelle attività di accesso documentale, esercitate nel rispetto della legge e del Regolamento comunale, in particolar modo quando esso riguarda fascicoli trasferiti in conservazione, operando nella piena tutela dei dati personali degli interessati
- propone al RGD l’aggiornamento del Titolario di classificazione
- collabora con il RGD alla redazione, all’aggiornamento ed alla divulgazione del Manuale di gestione e conservazione documentale e dei suoi allegati
- collabora con il RSI e il RCD all’implementazione delle misure di sicurezza informatica per il SdGD
- cura la gestione dell’albo online, in collaborazione con la Segreteria Generale
- quale referente, accredita la AOO presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni – IPA fornendo e rendendo contestualmente pubbliche le informazioni che individuano la AOO e le UOR
Inoltre,
- comunica tempestivamente ogni successiva modifica delle proprie credenziali, in modo da garantire l’affidabilità dei dati pubblicati
- coadiuva il RGD nell’attività di vigilanza circa la generale osservanza degli adempimenti previsti dalla normativa in materia di gestione documentale
- effettua le operazioni di valutazione dei documenti ai fini di scarto e conservazione e collabora alla redazione del massimario e del prontuario di selezione
- garantisce la corretta gestione dell’archivio di deposito e risponde della piena responsabilità dell’archivio storico, curandone gli aspetti organizzativi e gestionali, nonché la movimentazione dei documenti ed il record delivery
(1) art. 62 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(2) art. 63 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(3) art. 59 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(4) art. 60 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(5) artt. 68 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(6) art. 54 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445