{"id":803,"date":"2022-04-07T13:10:06","date_gmt":"2022-04-07T11:10:06","guid":{"rendered":"https:\/\/ridice.eu\/?page_id=803"},"modified":"2023-05-02T12:14:03","modified_gmt":"2023-05-02T10:14:03","slug":"il-fascicolo-documentale","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/manualegd.comune.sangiulianoterme.pisa.it\/?page_id=803","title":{"rendered":"Fascicolo documentale"},"content":{"rendered":"\n

La AOO gestisce i procedimenti utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, fornendo gli opportuni servizi di interoperabilit\u00e0 e integrazione (1<\/a>)<\/sup>. Pertanto, nell’avviare un procedimento di propria competenza, la AOO raccoglie in un fascicolo informatico gli atti<\/strong>, i documenti<\/strong> e i dati<\/strong> relativi al medesimo procedimento, da chiunque formati (2<\/a>)<\/sup><\/p>\n\n\n\n

Il fascicolo \u00e8 un insieme ordinato di documenti<\/strong>, formato ai fini decisionali e informativi
Esso raccoglie, in ordine cronologico di sedimentazione, secondo modalit\u00e0 di attribuzione determinate autonomamente dalla AOO (<\/sup>3<\/sup><\/a>)<\/sup>, tutti i documenti – registrati e non<\/a> – classificati nel sistema informatico, indipendentemente dal supporto<\/strong> sul quale sono formati<\/p>\n\n\n\n

Il fascicolo documentale \u00e8 un’aggregazione documentale formata obbligatoriamente<\/strong>, strutturata e univocamente identificata, preposta a contenere atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all\u2019esercizio di un’attivit\u00e0 o allo svolgimento di uno specifico procedimento<\/p>\n\n\n\n

Le regole che presiedono all’istruzione e utilizzo del fascicolo<\/a> documentale sono conformi ai principi di corretta gestione documentale ed alla disciplina concernente la formazione, gestione e conservazione del documento informatico. Il fascicolo pu\u00f2 contenere, a sua volta, un un solo livello di sotto-fascicolazione<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Il fascicolo documentale, in quanto unit\u00e0 di aggregazione fondamentale e indivisibile<\/strong> di un archivio, rappresenta lo strumento cardine del corretto esercizio del diritto di accesso<\/strong>. In un sistema totalmente digitalizzato, il fascicolo documentale informatico agevola la partecipazione del cittadino<\/strong> all’attivit\u00e0 amministrativa e l’esercizio di forme di controllo sul perseguimento delle attivit\u00e0 istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche (<\/sup>4<\/sup><\/a>)<\/sup> e semplifica l’azione delle amministrazioni coinvolte nel procedimento tramite la diretta consultazione e alimentazione del fascicolo stesso (<\/sup>5<\/sup><\/a>)<\/sup><\/p>\n\n\n\n

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Tipologie di fascicolo<\/h3>
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tI fascicoli possono essere formati secondo diversi criteri di aggregazione:\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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affare o materia<\/td>\nintesa come competenza non proceduralizzata<\/strong>, per la quale non \u00e8 prevista l’adozione di uno specifico provvedimento finale capace d’incidere sulla sfera giuridica di terzi, n\u00e9 un termine di conclusione del procedimento previsto da norme di legge<\/td>\n<\/tr>\n
attivit\u00e0<\/td>\nintesa come competenza proceduralizzata<\/strong> per la quale non \u00e8 previsto un provvedimento finale<\/strong> capace d’incidere sulla sfera giuridica di terzi<\/td>\n<\/tr>\n
procedimento<\/td>\nintesa come competenza proceduralizzata<\/strong>, destinata a concludersi con l’adozione di un provvedimento finale<\/strong> capace d’incidere sulla sfera giuridica di terzi<\/td>\n<\/tr>\n
persona fisica o giuridica<\/td>\nintesa come riferimento unitario<\/strong>, ossia come vincolo archivistico<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tCiascuna tipologia di fascicolo raccoglie diversi tipi di documento:\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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per affare, materia o procedimento amministrativo<\/td>\n\n

Comprende, di norma, documenti appartenenti a una medesima classifica<\/strong>, prodotti o acquisiti dalla AOO nel corso della trattazione di un affare, di una materia o di un procedimento specifico e concreto
Ha una data di apertura e una data di chiusura e pu\u00f2 essere trasportato a nuovo anno, se non \u00e8 chiuso nell\u2019anno di apertura. Per esempio:
2022-VII\/6.3.4 \u00abTeatro in piazza\u00bb,
dove:
2022 \u00e8 l\u2019anno di apertura
VII \u00e8 il titolo (Servizi alla persona)
6 \u00e8 la classe
3 \u00e8 la sotto-classe <\/em>(Eventi e attivit\u00e0 culturali)
4 \u00e8 il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l\u2019anno 2022 all\u2019interno del titolo VII e della classe 6<\/em>.<\/p>\n

Procedimento e fascicolo possono non coincidere. Il primo pu\u00f2 articolarsi in sub-procedimenti che danno luogo, a loro volta, a specifici sotto-fascicoli<\/strong><\/p>\n

Per esempio:<\/em><\/p>\n

2022-VI\/2.3.(n. fascicolo) “Piani di edilizia economica e popolare” pu\u00f2 dare luogo ai sotto-fascicoli:
2022-VI\/4.(n. fascicolo) per la costruzione
2022-VII\/14.(n. fascicolo) per l’assegnazione<\/em><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

per attivit\u00e0<\/td>\nComprende documenti prodotti nello svolgimento di un\u2019attivit\u00e0 amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o semplici adempimenti
Il fascicolo per attivit\u00e0 ha durata annuale, comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica<\/strong>. Per esempio:
richieste di informazioni bibliografiche (titolo VII, classe 6)
richieste e permessi di accesso alla ZTL (titolo VI, classe 7)<\/em><\/td>\n<\/tr>\n
per persona fisica o giuridica<\/td>\nComprende tutti i documenti, anche appartenenti a classifiche diverse, che si riferiscono a una singola persona
Il fascicolo si configura come aggregazione di documenti diversamente classificati<\/strong> e si apre indipendentemente dalle classi. Si pu\u00f2 aprire a livello di titolo (per esempio: per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII)<\/em> o a livello di classe (per esempio: gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I<\/em>)
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie<\/strong> aperte<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

I fascicoli per attivit\u00e0 o per materia possono essere chiusi e rinnovati automaticamente, al volgere dell’anno solare. Spetta al responsabile del procedimento<\/strong> individuare il fascicolo soggetto a tale trattamento automatizzato e ad impostarne l’attivazione sul prodotto informatico di gestione documentale<\/p>\n<\/figure>\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tCiascun fascicolo si distingue in base alla sua composizione:\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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informatico<\/td>\nraccoglie atti, documenti e dati nativamente informatici<\/a>, da chiunque formati. Al fascicolo informatico \u00e8 associato un set di metadati<\/a>. Esso costituisce la tipologia ordinaria di fascicolo documentale<\/td>\n<\/tr>\n
analogico<\/td>\nsi forma quando atti, documenti e dati originali sono prodotti o acquisiti su supporto analogico. Tale fascicolo, eventualmente, pu\u00f2 contenere copia analogica di documentazione digitale<\/a>
Ogni fascicolo \u00e8 identificato dai seguenti dati: anno di apertura, numero sequenziale, oggetto, sezione del titolario di classificazione<\/td>\n<\/tr>\n
ibrido<\/td>\nla documentazione originale \u00e8 prodotta sia in formato cartaceo che informatico, dando luogo a due differenti unit\u00e0 archivistiche connesse da un vincolo unitario, garantito stabilmente dal sistema di classificazione
Un fascicolo ibrido occupa due luoghi distinti\u00a0 – uno fisico e uno logico – per l’intero ciclo di vita del fascicolo, dal momento della formazione al suo conferimento in archivio storico, ed \u00e8 gestito secondo le disposizioni del presente manuale<\/a>
Data la difficolt\u00e0 di una corretta gestione, il fascicolo ibrido \u00e8 formato in casi eccezionali e residuali<\/strong> ed \u00e8 convertito nella forma elettronica ogni qual volta ci\u00f2 sia possibile
L’originale cartaceo \u00e8 trattato in conformit\u00e0 alle disposizioni in materia di conservazione e dematerializzazione<\/a><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tRiferimenti normativi\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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(1) art. 64-bis del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82<\/a><\/p>\n

(2) art. 41, comma 2, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82<\/a><\/p>\n

(3) art. 64, comma 4, del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA\u00a028 dicembre 2000, n. 445<\/a><\/p>\n

(4) art. 1, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 14 marzo 2013, n. 33\u00a0<\/a><\/p>\n

(5) art. 41, comma 2-bis, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82<\/a><\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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