{"id":2945,"date":"2022-08-19T13:03:36","date_gmt":"2022-08-19T11:03:36","guid":{"rendered":"https:\/\/ridice.eu\/?page_id=2945"},"modified":"2023-05-02T13:09:37","modified_gmt":"2023-05-02T11:09:37","slug":"sistema-di-conservazione-analogica","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/manualegd.comune.sangiulianoterme.pisa.it\/?page_id=2945","title":{"rendered":"Sistema di conservazione analogica"},"content":{"rendered":"\n

Il sistema di conservazione analogica pu\u00f2 essere definito come il complesso di regole<\/strong> e procedure<\/strong> capace di garantire nel tempo<\/strong> autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei documenti analogici<\/a>, nonch\u00e9 delle loro aggregazioni<\/p>\n\n\n\n

La AOO, in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari in materia, opera affinch\u00e9 siano prodotti, gestiti, inviati e conservati – avvalendosi di strumenti di dematerializzazione<\/a> – esclusivamente documenti informatici, secondo il principio di digital first<\/em>
Pertanto, la conservazione analogica<\/strong> riguarda essenzialmente i documenti analogici formati dalla AOO precedentemente all’entrata in vigore dell’obbligo di utilizzo degli strumenti informatici (1<\/a>)<\/sup>, quelli provenienti da soggetti non obbligati alla formazione di documenti digitali – quali i cittadini stessi – e i documenti analogici formati dalla AOO in via eccezionale e residuale<\/a> <\/p>\n\n\n\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tGestione dell’archivio corrente dei documenti analogici\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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La gestione dell’archivio corrente<\/a>, per la parte concernente i documenti analogici, \u00e8 una attivit\u00e0 particolarmente delicata, poich\u00e9 la mancanza di regole, o la loro inosservanza, produce unit\u00e0 archivistiche di natura incerta, spesso destinate ad una improria ed illimitata conservazione<\/strong>, compromettendo di fatto la funzionalit\u00e0 dell’archivio nel suo complesso<\/p>\n

L’adozione di accorgimenti e di regole standard \u00e8, perci\u00f2, particolarmente utile riguardo al trattamento dell’ingente ed eterogenea mole di documenti analogici acquisiti e prodotti dalla AOO nel corso della propria attivit\u00e0, proveniente in grande parte da cittadini o da soggetti non sottoposti all’obbligo di digital first, <\/em>nonch\u00e9 di materiale prodotto in violazione dello stesso principio<\/p>\n

In questo caso, la documentazione acquisita \u00e8 inserita nel flusso documentale<\/a> digitale, previa scansione, mentre l’originale analogico \u00e8 recapitato all’UOR competente. A partire da questo momento, il documento digitale – precisamente la copia informatica per immagine dell’originale analogico<\/a> – prevale<\/strong>, sotto l’aspetto gestionale, sul documento analogico stesso, stante il suo pieno valore giuridico-probatorio<\/p>\n

Ci\u00f2 significa che mentre il fascicolo analogico \u00e8 destinato essenzialmente alla conservazione del documento originale e di eventuali, nuovi documenti analogici pertinenti acquisiti successivamente, \u00e8 il solo il fascicolo digitale ad essere deputato a raccogliere gli atti conseguenti <\/strong>– necessari alla definizione dell’affare, dell’attivit\u00e0 o del procedimento – formati dalla AOO<\/strong>, evitando inutili e dannose duplicazioni<\/p>\n

Il documento viene cos\u00ec a far parte di due fascicoli –<\/strong> strettamente collegati e univocamente classificati – destinati a diverse modalit\u00e0<\/strong>, ma a stesso periodo<\/strong> di conservazione. La responsabilit\u00e0 delle operazioni di gestione dell’archivio corrente ricadono sul responsabile del procedimento<\/strong> nel cui contesto la documentazione \u00e8 acquisita<\/p>\n

L’archivio corrente dei documenti analogici \u00e8 ospitato<\/strong>, di norma, presso gli ambienti e gli uffici delle stesse UOR competenti, purch\u00e9 ritenuti idonei<\/strong> allo scopo<\/strong> a giudizio del responsabile del servizio archivio e protocollo. In caso di spostamento<\/strong> dell’archivio corrente, la UOR ineressata informa il responsabile del servizio archivio e protocollo che, previo sopralluogo dei locali, esprime il nulla-osta sulla loro idoneit\u00e0 e fornisce, se necessario, istruzioni o consigli utili ad una ottimale disposizione del materiale archivistico<\/p>\n

Qualora l’archivio corrente soggetto a trasferimento contenga dati personali<\/strong>, \u00e8 richiesto il parere del DPO in merito alle modalit\u00e0 di svolgimento delle operazioni ed alla idoneit\u00e0 delle misure fisiche poste a protezione dei documenti<\/p>\n

Il responsabile del procedimento, almeno una volta all’anno, trasferisce i fascicoli chiusi<\/strong> all’archivio di deposito, redigendo apposito repertorio<\/a>, previo accordo con il responsabile del servizio archivio e protocollo in merito alle modalit\u00e0 di trasferimento. La titolarit\u00e0 amministrativa dei documenti in deposito resta in capo al responsabile della UOR competente<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tGestione dell’archivio di deposito dei documenti analogici\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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L’archivio di deposito \u00e8 organizzato secondo un modello diffuso ed ospitato presso gli ambienti e gli uffici delle stesse UOR competenti, purch\u00e9 ritenuti idonei<\/strong> allo scopo<\/strong> a giudizio del responsabile del servizio archivio e protocollo<\/p>\n

La cura e la responsabilit\u00e0 gestionale<\/strong> dell’archivio di deposito<\/a> analogico fanno capo al responsabile del servizio archivio e protocollo, cui spetta il compito di presidiare le seguenti attivit\u00e0:<\/p>\n

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preliminari<\/strong><\/td>\n\n

individuazione e gestione dei locali adibiti a deposito dei documenti<\/p>\n

collaborazione con le UOR circa le modalit\u00e0 di conferimento dei documenti, predisposizione degli stessi, redazione dei repertori e degli elenchi di versamento<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

ordinarie<\/strong><\/td>\n\n

schedatura delle unit\u00e0 fisiche trasferite in funzione della collocazione logica e fisica e redazione di un elenco topografico, completo di riferimenti alla numerazione progressiva assegnata, al fine di facilitare il reperimento<\/p>\n

selezione in base al Piano di conservazione<\/p>\n

applicazione delle procedure di scarto<\/p>\n

aggiornamento e repertoriamento dei fascicoli e delle serie<\/p>\n

gestione del servizio di ricerca documentale<\/p>\n

programmazione delle attivit\u00e0 di archiviazione<\/p>\n

collaborazione all’aggiornamento del Piano di conservazione<\/p>\n

verifica della sicurezza e salubrit\u00e0 degli ambienti di conservazione (sicurezza antincendio e anti-intrusione, temperatura e umidit\u00e0, manutenzione e pulizia)<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

straordinarie<\/strong><\/td>\n\n

ricognizione della documentazione collocata presso gli ambienti e gli uffici della UOR non regolarmente sottoposta a archiviazione, dunque a trasferimento formale da archivio corrente a archivio di deposito<\/p>\n

schedatura delle unit\u00e0 documentali di cui al punto precedente, e attivit\u00e0 funzionali alla riconduzione della gestione del materiale archivistico a modalit\u00e0 ordinarie<\/p>\n

segnalazione al Responsabile della gesitone documentale di irregolarit\u00e0 nelle modalit\u00e0 di conservazione dell’archivio di deposito<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n

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Il servizio archivio e protocollo, in quanto soggetto preposto alla gestione, \u00e8 responsabile del servizio di ricerca documentale<\/strong>, nei confronti delle UOR interne alla AOO, cos\u00ec come rispetto ai soggetti esterni aventi titolo all’accesso
La presenza, presso la AOO, di un archivio di deposito diffuso, distribuito prevalentemente presso i locali delle UOR produttrici, non esime il responsabile della UOR interessata al prelievo di documentazione in deposito dal dover informare<\/strong> il responsabile del servizio archivio e protocollo del temporaneo accesso alla documentazione giacente
La comunicazione<\/a>\u00a0deve indicare gli estremi archivistici della documentazione, la UOR richiedente o il nominativo del richiedente e la data della richiesta e il tempo previsto di trattenimento<\/p>\n

S’intende assolutamente vietata<\/strong> l’estrazione<\/strong> di documenti originali, l’alterazione dell’ordine<\/strong> di sedimentazione del fascicolo. La riapertura del fascicolo <\/strong>\u00e8 altrettanto vietata,<\/strong>\u00a0se non previa autorizzazione<\/strong> del responsabile del servizio archivio e protocollo<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tGestione dell’archivio storico dei documenti analogici\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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L\u2019archivio storico conserva i materiali relativi alle pratiche esaurite da oltre quarant\u2019anni, destinati alla conservazione permanente (2<\/a>)<\/sup>. I documenti destinati alla conservazione in archivio storico sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono il reperimento (indici, repertori, banche dati su supporto informatico)<\/p>\n

Il responsabile del servizio archivio e protocollo \u00e8 responsabile del materiale documentale conservato in archivio storico. In ragione di tale ruolo, questi cura e risponde della corretta esecuzione delle operazioni di trasferimento del materiale documentale dall’archivio di deposito all’archivio storico, previa consultazione del responsabile della gestione documentale. Spetta, inoltre allo stesso responsabile promuovere gli interventi conservativi indispensabili a preservare i materiali documentali dal degrado e fare ricorso – ove ritenga opportuno – a iniziative di digitalizzazione degli originali, volte alla tutela dell\u2019interesse storico-scientifico del materiale archivistico<\/p>\n

Tutti gli interventi di riordinamento, inventariazione e restauro prevedono l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica di Firenze<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tRiferimenti normativi\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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(1) art. 40, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82<\/a><\/p>\n

(2) art. 30, comma 4, del DECRETO LEGISLATIVO 22 gennaio 2004, n. 42<\/a><\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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