{"id":1254,"date":"2022-05-30T13:16:42","date_gmt":"2022-05-30T11:16:42","guid":{"rendered":"https:\/\/ridice.eu\/?page_id=1254"},"modified":"2023-05-02T13:11:02","modified_gmt":"2023-05-02T11:11:02","slug":"selezione-e-scarto-di-documenti","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/manualegd.comune.sangiulianoterme.pisa.it\/?page_id=1254","title":{"rendered":"Selezione e scarto di documenti"},"content":{"rendered":"\n

La selezione<\/strong>, cio\u00e8 il momento valutativo, non intacca la complessit\u00e0 e l\u2019unitariet\u00e0 dell\u2019archivio<\/strong>, ma, procedendo all\u2019individuazione dei documenti strumentali e transitori, da destinare allo scarto, vale a dire alla distruzione fisica, evidenzia i nessi fra i documenti essenziali da conservare permanentemente<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Pertanto, l\u2019eliminazione di taluni documenti deve essere preceduta dalla valutazione<\/strong> delle procedure di produzione documentaria, in modo che vengano assicurati la comprensione dell\u2019attivit\u00e0<\/strong> dell\u2019ente produttore e il mantenimento delle attestazioni di diritti<\/strong> (1)<\/sup><\/p>\n\n\n\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tLa procedura di scarto documentale\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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Lo scarto<\/strong> documentale<\/strong> – a differenza dello sfoltimento<\/a> – \u00e8 un’operazione riguardante l’archivio di deposito, tassativamente subordinata all’autorizzazione(<\/sup><\/strong>2<\/a><\/sup>)<\/sup><\/strong> della Soprintendenza archivistica e bibliografica per la Toscana, rilasciata previa comunicazione dell’elenco degli atti<\/a> di cui si propone l’eliminazione<\/p>\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tMassimario di scarto\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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Il massimario di scarto \u00e8 uno strumento volto ad agevolare le operazioni di scarto preliminari al trasferimento della documentazione all’archivio di deposito, attraverso l’individuazione delle tipologie documentali <\/strong>riferibili ai diversi procedimenti di competenza della AOO
Data la complessit\u00e0 dell’attivit\u00e0 amministrativa svolta dalla AOO e la molteplicit\u00e0 di tipologie documentali prodotte, il massimario deve essere inteso come strumento orientativo e non esaustivo<\/strong><\/p>\n

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Il massimario di scarto, nell’ambito del presente manuale, \u00e8 integrato nel prontuario<\/strong> di classificazione, fascicolazione e conservazione<\/strong><\/a>, appositamente concepito per accorpare i rispettivi piani<\/p>\n

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In caso di dubbi in merito alla conservazione o eliminazione di un documento, il responsabile della conservazione, sentito il responsabile della gestione documentale, interpella preventivamente la Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana<\/p>\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tScarto di documenti analogici\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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Il responsabile UOR, avvalendosi del repertorio dei fascicoli e coadiuvato dal responsabile del servizio archivio e protocollo, inoltra al responsabile della conservazione la proposta di scarto documentale, conforme al piano di conservazione. La proposta \u00e8 redatta secondo il modello predisposto<\/a> dalla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana, completa delle specifiche richieste<\/p>\n

Tale proposta, corredata del parere del responsabile della conservazione, viene quindi sottoposta al vaglio del Responsabile della gestione documentale. Quest’ultimo, sentito – se ritenuto necessario – il responsabile della protezione dati, rimette al dirigente competente<\/strong> le proprie considerazioni in merito alla proposta di scarto affinch\u00e9 disponga conseguentemente con atto formale<\/p>\n

La determinazione dirigenziale \u00e8 quindi trasmessa alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana unitamente all’elenco dei fascicoli destinati alla distruzione e all’indicazione delle modalit\u00e0 prescelta per la distruzione dei documenti (3<\/a>)<\/sup><\/p>\n

La Sovrintendenza, a sua volta, acquisisce il nulla-osta del Ministero dell’Interno(4<\/a>)<\/sup> in ordine al controllo sulla eventuale presenza di atti riservati, contenenti dati relativi alla politica interna o estera dello Stato o dati personali particolari o “sensibili”<\/p>\n

Una volta autorizzato lo scarto, l’operazione \u00e8 rimessa alla conduzione del responsabile del servizio archivio e protocollo, che provveder\u00e0 ad affidare ad un soggetto esterno, opportunamente selezionato, il servizio di materiale distruzione dei documenti, dietro rilascio di relativo verbale di corretta esecuzione. Copia del verbale \u00e8 trasmessa alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica competente<\/p>\n

Il fascicolo documentale relativo al processo di scarto documentale \u00e8 soggetto a conservazione illimitata<\/strong><\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tScarto di documenti informatici\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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Il soggetto produttore, nel formare i documenti o le loro aggragazioni, correda l\u2019oggetto informatico dei metadati relativi ai tempi di conservazione. In caso di mancata indicazione, la conservazione si intende illimitata.<\/p>\n

Questa informazione consente al responsabile del servizio di conservazione di collaborare alle operazioni di selezione e scarto del materiale archivistico tramite la generazione dell\u2019elenco dei pacchetti di archiviazione contenenti i documenti destinati allo scarto, nel rispetto di quanto stabilito dal piano di conservazione<\/p>\n

L\u2019elenco \u00e8 comunicato al responsabile della conservazione che, a sua volta, lo trasmette al responsabile della gestione documentale<\/p>\n

Quest\u2019ultimo, sentito \u2013 se ritenuto necessario \u2013 il responsabile della protezione dati, rimette al dirigente competente le proprie considerazioni in merito alla proposta di scarto affinch\u00e9 disponga conseguentemente con atto formale. La determinazione dirigenziale \u00e8 quindi trasmessa alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana unitamente all\u2019elenco dei fascicoli destinati alla distruzione. Naturalmente, l\u2019autorizzazione della Sovrintendenza archivistica presuppone il nulla-osta del Ministero dell\u2019Interno in ordine al controllo sulla eventuale presenza di atti riservati, contenenti dati relativi alla politica interna o estera dello Stato o dati personali particolari o \u201csensibili\u201d<\/p>\n

E\u2019 onere del soggetto produttore, nella persona del responsabile della gestione documentale, comunicare formalmente al responsabile del servizio di conservazione la lista dei documenti di cui \u00e8 stata autorizzata l\u2019eliminazione, inviando copia del documento di autorizzazione allo scarto. La piena efficacia dell\u2019operazione si avr\u00e0 al momento dell\u2019aggiornamento delle copie di sicurezza del sistema<\/p>\n

Il servizio proceder\u00e0 di conseguenza ad attestare al titolare l\u2019avvenuta eliminazione della documentazione soggetta a scarto. I documenti e le aggregazioni documentali informatiche espunti dal sistema di conservazione devono essere eliminati anche da tutti i sistemi della AOO titolare<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tRiferimenti normativi\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t
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(1) si veda il “Massimario di scarto dei comuni<\/a>” proposto da AgID ed elaborato dalla Sovrintendenza archivistica e bibliografica della Toscana ripreso dal presente documento<\/p>\n

(2) art. 21, comma 1, lett. d) del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42<\/a><\/p>\n

(3) art. 8 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA\u00a08 gennaio 2001, n. 37<\/a><\/p>\n

(5) art. 4 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 30 dicembre 1975, n. 854<\/a>\u00a0<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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